Mantener a salvo la información comercial es una labor de máxima importancia para la empresa. Una buena parte de la documentación que se mueve en una compañía supone la esencia misma de su actividad. El adecuado control y gestión de este material es una necesidad empresarial.

La custodia de documentos

Generalmente, la información comercial manejada por una empresa supone un recurso de gran valor potencial. Esto quiere decir que se trata de un material que puede ser utilizado, en un futuro, para determinadas acciones empresariales que generarían ganancias a la compañía. La información acumulada es un tesoro que está al servicio de la empresa y, al mismo tiempo, puede poner en riesgo su propia actividad. La normativa vigente exige un alto grado de control de la información de carácter personal por lo que las empresas deben custodiarla eficientemente. Este nivel de efectividad en la custodia de documentos es la que propone iron mountain, especialista en la salvaguarda y gestión de información empresarial. Hoy en día, más de 140 mil organizaciones, alrededor del mundo, confían a esta empresa el control de su información comercial.

Formas de gestión y custodia de la información

El tipo de información y documentos que puede necesitar ser custodiado, varía de una empresa a otra. Las organizaciones dedicadas a la custodia de documentación, como Iron Mountain, ofrece múltiples servicios dirigidos a satisfacer cualquier necesidad de control, gestión y custodia, que pueda surgirle a una empresa. Así, su labor no se limita únicamente a la custodia de documentos en almacenes. También es posible la salvaguarda de archivos activos, es decir, de material que aún está en uso y puede ser requerido con asiduidad. Este queda almacenado fuera de la empresa pero al alcance de ella, en todo momento. Escanear y digitalizar información, para custodiarla después, u organizar pilas de documentación –en términos de clasificación, codificación e, incluso, destrucción– son otras formas de controlar la información comercial de la que dispone una empresa. Gracias a la labor de las compañías especializadas en la gestión y custodia de documentos, las organizaciones pueden reducir costes y riesgos, al llevar a cabo la actividad.